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INFORMACIÓN LEGAL

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última revisión: 28 de octubre de 2026. Entrada en vigor: 28 de octubre de 2026.

El sitio https://gprospective.com es operado por G&Prospective S.A.S., NIT 900968353, con domicilio en Bogotá, Colombia. G&Prospective S.A.S. es responsable del tratamiento de datos personales para las finalidades aquí descritas, sin perjuicio de aquellos proyectos en que otra entidad asuma ese rol.

  • Dirección para correspondencia: Carrera 74 25G-69 9141, Bogotá, Colombia.
  • Teléfono corporativo: +57 601 768 7368.
  • Canal exclusivo para protección de datos: myprivacy@gprospective.com.
  • Responsable de la atención de consultas y reclamos: Dirección Ejecutiva.

Estos canales permiten conocer cómo usamos la información y presentar solicitudes sobre datos personales. Si un proyecto tiene otro responsable o G&Prospective actúa por cuenta de un cliente, esa condición se informará en el aviso o acuerdo específico.

La política explica la recolección, uso, almacenamiento, circulación y eliminación de información personal relacionada con el sitio, Conversemos y las comunicaciones que se deriven de una solicitud. Incluye a visitantes, contactos de empresas y organizaciones, posibles clientes, expertos, aliados, proveedores y participantes de actividades expresamente habilitadas.

G&Prospective S.A.S. desarrolla actividades empresariales con ánimo de lucro en Gestión Empresarial (ANTARES-G), Gestión Social (SAVIA-G) y Prospectiva Sectorial y Territorial (TERRA-G). PRÓXIMA LAB integra innovación, inteligencia de negocios, inteligencia artificial y aprendizaje; G&P Ecosistema promueve conexiones y colaboración. La orientación social de la compañía no implica la gratuidad general de sus servicios.

Solicitamos información pertinente para cada interacción, explicamos su finalidad y limitamos su acceso al personal y los proveedores que deban intervenir. Procuramos mantenerla actualizada y corregir errores. No utilizaremos una autorización de contacto como permiso general para cualquier finalidad futura.

Esta política se complementa con la Política de Cookies, los avisos junto a cada formulario y los acuerdos específicos de proyectos. Los datos laborales, financieros o de beneficiarios de proyectos requieren los avisos y procedimientos que correspondan a su contexto.

Información que puede tratarse

Según los campos habilitados, podemos recibir nombre, correo, teléfono, país o ciudad, empresa u organización, cargo, área de interés y contenido del mensaje. Si se permite adjuntar archivos, su contenido se tratará para comprender y gestionar la solicitud. No es necesario enviar más datos de los que se piden.

Los campos obligatorios se identificarán antes del envío. Si falta un medio de contacto o información indispensable, es posible que no podamos responder o preparar una propuesta. La información opcional puede omitirse sin impedir el acceso al contenido general del sitio.

La operación del sitio puede generar registros técnicos, como dirección IP, fecha y hora, páginas solicitadas, navegador, dispositivo y eventos de seguridad. El alcance efectivo depende de la configuración del alojamiento y las herramientas instaladas. Esta información se utilizará para operar, proteger y diagnosticar el servicio, dentro de las condiciones aplicables.

Las cookies y tecnologías similares se explican en la Política de Cookies y en el panel «Configurar cookies». Se prevé utilizar Google Analytics para medición. Hoy no está activo; su uso quedará sujeto a su implementación, a la actualización de la Política de Cookies y al consentimiento correspondiente. No están previstas herramientas de publicidad comportamental desde el lanzamiento. La elección de cookies no sustituye la autorización de tratamiento en formularios ni la suscripción comercial.

Cuando un representante contacte a G&Prospective, debe limitar la información de otras personas a lo necesario y contar con la facultad para compartirla. Antes de incorporar datos obtenidos de aliados o fuentes externas, verificaremos su procedencia y la legitimidad de su utilización. Que un dato sea visible en internet no autoriza cualquier uso comercial.

Los formularios generales no deben utilizarse para enviar datos de salud, biometría, orientación sexual, creencias, afiliación sindical u otros datos sensibles. Cuando un servicio requiera legítimamente esta información, se explicará su finalidad, el carácter facultativo de la respuesta y se obtendrá la autorización expresa que corresponda. No se condicionará un servicio general al suministro de información sensible innecesaria.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes exige una evaluación específica de su interés superior, sus derechos y la representación pertinente; también se considerará su opinión de acuerdo con su madurez. Una actividad de Gestión Social no habilita por sí misma la publicación de nombres, fotografías o historias de menores.

Cuando G&Prospective habilite una línea ética y de cumplimiento, el formulario o canal para reportar irregularidades se activará posteriormente y, antes de recibir reportes, explicará condiciones de confidencialidad, acceso, posibles límites al anonimato, finalidad y tratamiento de la información. Hasta entonces, el sitio no recibe reportes de este tipo.

Finalidades y autorización

Utilizaremos los datos de Conversemos para recibir el mensaje, comprender la necesidad, responder por el canal indicado, coordinar reuniones y preparar o dar seguimiento a una propuesta solicitada. Si se formaliza una relación, la información pertinente podrá incorporarse a los registros de clientes, contratos y ejecución del servicio, con el aviso complementario que sea necesario.

También podremos atender solicitudes de soporte, aclaraciones, quejas y derechos sobre datos; conservar evidencia de comunicaciones y autorizaciones; investigar incidentes y responder a requerimientos legales. Cada uso se limitará a lo autorizado o permitido por la ley.

Actualmente, las personas interesadas en las actividades de PRÓXIMA LAB pueden comunicarse mediante CONVERSEMOS. No están habilitados formularios independientes de inscripción ni pagos en línea. Cuando se habiliten inscripciones específicas en el sitio, los avisos de cada actividad identificarán los datos necesarios para inscripción, organización, participación, evaluación, asistencia y emisión de certificados o constancias cuando proceda. Si una sesión se graba, se informará antes de su realización; el uso público de imágenes, voz, testimonios o fragmentos con fines promocionales requerirá una autorización específica y separada. Negarse a usos promocionales no impedirá una inscripción cuando estos no sean indispensables.

En G&P Ecosistema podremos gestionar propuestas de participación y colaboraciones solicitadas. Publicar un perfil, testimonio, imagen, caso o reconocimiento requerirá el permiso o fundamento correspondiente y un alcance definido. Enviar una propuesta no autoriza automáticamente su divulgación pública ni la entrega de los datos a todos los miembros del ecosistema.

Cuando se habiliten boletines, invitaciones promocionales, novedades y comunicaciones comerciales, su envío requerirá una suscripción voluntaria y separada de la autorización para atender solicitudes. La autorización deberá solicitarse en una casilla diferenciada, desmarcada por defecto, que no condicione la atención de Conversemos ni una inscripción. Cada mensaje incluirá un medio de cancelación y también podrá ejercerse el retiro a través del canal de privacidad.

No venderemos bases de datos de contactos ni las entregaremos a aliados para que realicen campañas propias sin una habilitación válida y específica. Una relación de colaboración no reemplaza esa habilitación.

Cuando corresponda, solicitaremos una manifestación previa e informada mediante una casilla, registro electrónico u otro medio verificable. Conservaremos evidencia de la decisión y del texto que se presentó. La simple navegación o el silencio no se utilizarán como autorización para finalidades opcionales.

Las excepciones legales se aplicarán únicamente cuando procedan y se documentará su fundamento. No presentaremos la ejecución de un contrato o un interés comercial como una exención automática de la autorización exigida en Colombia.

La relación con PRÓXIMA LAB no concede permiso para entrenar modelos de inteligencia artificial con mensajes, documentos o datos personales. Antes de utilizar herramientas de IA con información personal en proyectos, se definirán proveedores, finalidades, instrucciones, medidas y autorizaciones pertinentes. Los asistentes de IA destinados a visitantes son funciones futuras y no se presentan como operativos en la versión inicial del sitio.

Acceso y circulación de la información

Podrá acceder a datos el personal autorizado para gestionar formularios, inscripciones, contacto, propuestas, proyectos, seguridad y deberes aplicables, según su función. Podrán intervenir prestadores tecnológicos efectivos del alojamiento, correo, formularios, CRM, analítica, consentimientos y respaldo, bajo las condiciones contractuales y legales que correspondan. Para la gestión comercial y de oportunidades se prevé utilizar ClickUp como solución de CRM.

Cuando actúen por cuenta de G&Prospective, estableceremos instrucciones, compromisos de confidencialidad, medidas de seguridad y condiciones de devolución o eliminación. Si un tercero decide sus propias finalidades, deberá identificarse su rol y la habilitación para comunicarle la información.

Compartir datos para una presentación comercial, una propuesta conjunta o una actividad del ecosistema requiere explicar a la persona qué información recibirá el aliado y para qué, y obtener la autorización que corresponda. Solo se enviará la información necesaria. Podremos atender solicitudes de autoridades competentes cuando exista fundamento legal y verificar su alcance.

Los servicios tecnológicos o proyectos regionales pueden implicar tratamiento en otros países. Antes de ponerlo en marcha, distinguiremos entre transmisión a un encargado que actúa bajo instrucciones y transferencia a otro responsable que define sus propios usos, y aplicaremos las condiciones legales y contractuales pertinentes.

La operación regional o el uso de una plataforma en la nube no constituyen una autorización general de transferencia. Cuando se requiera una autorización específica u otra garantía, se obtendrá o implementará antes del tratamiento. Informaremos los destinos y proveedores relevantes mediante esta política o un aviso complementario. El registro del consentimiento de cookies lo gestiona CookieYes, proveedor tecnológico que puede almacenar ese registro fuera de Colombia.

Adoptaremos medidas técnicas, humanas y administrativas acordes con la información tratada y el riesgo: control de accesos, gestión de cuentas, actualización de herramientas, copias de respaldo y compromisos de confidencialidad. Solo se publicarán como controles implementados aquellos que hayan sido comprobados.

Ningún sistema elimina por completo los riesgos. Ante un incidente evaluaremos sus efectos, tomaremos medidas de contención y realizaremos las comunicaciones exigibles. La existencia de un incidente no elimina nuestros deberes ni los derechos de la persona afectada.

Cuando se habiliten enlaces hacia redes sociales y plataformas externas, estas aplicarán sus propias condiciones y políticas. Los enlaces sociales previstos para una etapa posterior no se consideran disponibles durante el lanzamiento. G&Prospective conserva sus deberes sobre datos que trate directamente.

Derechos y procedimiento de atención

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; acceder gratuitamente a ellos en los términos aplicables; pedir prueba de la autorización e información sobre su uso; solicitar supresión o revocatoria cuando proceda; y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite previo exigible. Una obligación legal o contractual de conservación puede limitar la eliminación de determinados registros.

Escribe a myprivacy@gprospective.com o dirígete a Carrera 74 25G-69 9141, Bogotá, Colombia, con asunto «Datos personales». Identifica tu nombre, un medio de respuesta, el derecho que buscas ejercer y los hechos necesarios para localizar el registro. Aporta solo soportes pertinentes y acredita representación cuando actúes por otra persona.

La Dirección Ejecutiva coordinará y registrará la atención. Verificaremos la identidad mediante mecanismos proporcionales al riesgo, sin solicitar automáticamente copias completas de documentos si otro mecanismo es suficiente.

Las consultas se atenderán en diez días hábiles desde su recepción; una ampliación motivada podrá ser de hasta cinco días hábiles adicionales. Los reclamos se resolverán en quince días hábiles desde el día siguiente a su recibo, con ampliación motivada de hasta ocho días hábiles adicionales. La demora y la fecha de respuesta se informarán oportunamente.

Si el reclamo está incompleto, pediremos subsanarlo dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Sin respuesta durante dos meses desde el requerimiento, se entenderá desistido. Si no somos competentes, lo trasladaremos en máximo dos días hábiles e informaremos al solicitante. Recibido completo, registraremos «reclamo en trámite» y su motivo en máximo dos días hábiles, hasta su decisión.

Podrás retirar la autorización de publicidad sin cancelar una solicitud de servicio. Evaluaremos por separado los registros que deban conservarse por un deber aplicable y explicaremos la razón cuando no proceda su eliminación total. El retiro de una finalidad opcional no implica autorizar otra distinta.

Las preferencias de cookies se modifican desde Configurar cookies. Las demás solicitudes sobre información vinculada a esos registros pueden presentarse por el canal de privacidad, aportando el identificador de consentimiento si está disponible.

Comunicaremos el resultado al medio indicado, con una explicación de las actuaciones o razones de la decisión. Cuando una corrección afecte información compartida bajo nuestra responsabilidad, gestionaremos la actualización correspondiente. El procedimiento no exige aceptar comunicaciones comerciales ni contratar servicios.

Base normativa del procedimiento: Ley 1581 de 2012, artículos 8, 14, 15 y 16.

Conservación y vigencia

Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para la finalidad informada y las obligaciones legales o contractuales que procedan. Concluido ese tiempo, se eliminarán o anonimizarán de forma adecuada, salvo una razón documentada que exija conservarlos. La política no establece conservación indefinida por el solo hecho de haber recibido un formulario.

La duración de cada registro depende de su finalidad, la política de conservación documental y los plazos legales o contractuales que correspondan. Los siguientes criterios orientan la operación; la tabla de retención documental podrá establecer periodos mayores cuando exista una obligación específica:

  • Consultas de CONVERSEMOS sin contratación: conservación durante un máximo de 12 meses desde la recepción de la solicitud, salvo que exista una obligación legal de conservación o proceda su eliminación anticipada.
  • Clientes y proyectos: durante la relación y por los periodos correspondientes a contratos, registros comerciales, tributarios y soportes del servicio, conforme a la política documental y normas aplicables.
  • Suscripciones comerciales: durante la autorización vigente; retiro y depuración al recibir oposición o ante inactividad definida en los procesos internos. Evidencias de autorización y retiro: conservarlas el tiempo necesario para acreditar el tratamiento y atender reclamaciones, con la política documental como referencia.
  • Formación en PRÓXIMA LAB: conservar datos de inscripción, asistencia, evaluación y constancias por el plazo documentado para cada actividad y los deberes aplicables; las grabaciones y permisos de imagen se gestionarán separadamente. El plazo particular se informará antes del registro si resulta relevante.
  • Cookies: preferencia del navegador por un año (365 días); evidencia del consentimiento por 12 meses, sin perjuicio de la conservación legal necesaria. Los registros operativos y respaldos siguen sus ciclos documentados.
  • Reportes éticos: el canal aún no recibe información. Al activarse se aplicará una tabla específica para investigaciones, cierres, reclamaciones y obligaciones legales, con acceso restringido.

Las copias de respaldo seguirán ciclos de retención definidos y acceso restringido. Una eliminación podrá completarse durante esos ciclos, sin reutilizar los datos para nuevas finalidades. Cuando exista una controversia o deber de preservación, se separará y limitará el acceso al registro pertinente.

Esta política entrará en vigor en la fecha indicada en su encabezado. Conservaremos versiones anteriores para verificar la información suministrada. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente antes de su implementación por medios adecuados a la relación con los titulares.

Si una modificación incorpora una finalidad que requiere nueva autorización, se solicitará antes de realizar ese tratamiento. Actualizar el texto en la web no equivale, por sí solo, a obtenerla.

La presencia de visitantes de otros países no elimina los derechos que les correspondan bajo normas aplicables. Antes de habilitar operaciones o tratamientos dirigidos a una jurisdicción adicional, G&Prospective evaluará los requisitos locales y publicará la información o condiciones complementarias necesarias.

Para ejercer derechos sobre datos personales, escribe a myprivacy@gprospective.com. Para asuntos generales o comerciales, utiliza Conversemos o connect@gprospective.com. El Aviso de Privacidad resume lo esencial para quien envía un formulario; la Política de Cookies regula tecnologías de seguimiento y los Términos y Condiciones de Uso, la navegación y los contenidos del sitio.